NORMAS LINGÜISTICAS Y TÉCNICAS DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
NORMAS LINGÜÍSTICAS Y TÉCNICAS DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
La norma lingüística es
el conjunto de reglas que los hablantes de una determinada lengua deben cumplir
para expresarse correctamente de forma oral o escrita.
Es elaborar y presentar documentos organizacionales: cartas, sobres
comerciales circulares, memorandos actas,
informes, certificados y constancias, hojas de vida corporativa y
tarjetas protocolarias.
Conservación y reproducción de
documentos.
Toda empresa desarrolla actividades que necesitan
ser registradas para conservar la memoria del ente jurídico por ello si bien
hay documentos estandarizados como facturas, comprobantes de ingresos y egresos,
recibos de caja. Estos documentos están legalizados por que la actividad
contable está vigilada por el estado, sin embargo otras actividades no
vigiladas que por su naturaleza no pueden ser vigiladas.
Normas organizacionales para transcripción de
documentos comerciales.
Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis;
signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y
las normas de redacción general, en la construcción de párrafos.
Recomendaciones documentos para su consulta.
·
Para la consulta de documentos se debe evitar hacer fotocopias y se debe
de utilizar otros sistemas alternativos.
·
Los planos o mapas se consultaran en mesas preparadas para este fin con
laterales con algún tipo de sujeción que eviten que se enrollen.
·
Se evitaran manipulaciones bruscas que puedan quedar marcadas en la
superficie.
Unidades administrativas involucradas en la elaboración de documentos.
Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, por lo cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna, estas actividades son:
·
Compra de
materia prima.
·
Llevar
cuentas.
·
Planeación
del trabajo.
·
Manejo de
recursos humanos.
·
Salud
ocupacional.
Conocimientos de conceptos y principios.
Gramática: normas,
conceptos, uso, categorías ,reglas ortográficas concepto de sigla, acrónimo
abreviatura, conceptos oraciones lógicas, párrafos ,redacción semántica,
documentos normas técnicas, protocolo, vocabulario puesto de trabajo,
papelería, hojas de cálculo y postura corporal.
Depósito de archivo.
Como norma general:
·
adaptar el mobiliario al documento y no viceversa.
·
los compactos y estanterías fijas deben estar separados de la pared unos
6 cm y la última balda a 20 cm del suelo
·
revisar que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas
de la producción documental.
·
redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el
tipo, las funciones de unidad administrativa.
·
Digitar textos utilizando la
tecnología disponible
Conocimiento de proceso.
·
Los documentos comerciales obligatorios se deben ser conservados por lo
menos 10 años contando a partir de la fecha de emisión en orden establecido,
incluso los anulados.
· Los usos y costumbres que una de las formas más usuales sea archivarlos
por orden cronológico decreciente.
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