GTC 185 DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

CARTAS

 

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

ESTILO DE LA CARTA

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

- Formal

- Coloquial o informal

- Familiar

- Extremadamente forma

PARTES DE LA CARTA

Una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata.

Postdata: se agrega cuando se ha olvidado decir algo en la carta.

Veamos un ejemplo de una carta informal:

- Partes de una carta formal

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.

- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.

- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.

- Firma clara.

La carta también se compone de:

- Membrete

- Fecha

- Domicilio

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la casa.

Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien transcribe la carta.

- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

- Oyente: quien es el que recibe el mensaje.

- Remitente: es quien envía la carta.

SOBRES

NTC 3369 INCONTEC

Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas.

Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.

El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, con pegamento líquido, pueden deteriorar el documento.

En las empresas se deben utilizar en lo posible sobre con ventanilla, En caso de presentarse copias extras, se debe elaborar un sobre sin ventanilla con los datos correspondientes.


Estos datos son los mismos escritos en el encabezamiento – datos del destinatario- de la carta

Distribución del sobre

El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera:

Tercio Izquierdo. Para anotar los datos del remitente

Cuando estos datos son demasiado extensos, se imprimen así: en el tercio superior izquierdo el logotipo y la razón social, en medida que no exceda de 2,5 cm verticales por 14 cm horizontales; los demás datos en los tercios inferiores, sin exceder 1,5 cm del borde inferior del sobre. A nivel de la línea de dirección en este tercio, se anotan las indicaciones ¨ CONFIDENCIAL ¨, ¨ URGENTE ¨, cuando éstos se requieran.

Tercio Central. En este tercio se ubican los datos del destinatario.

La estructura de la dirección y el reparto de sus elementos constitutivos, sobre las diferentes líneas se deben centrar así:

-Verticalmente. De la mitad del sobre se suben dos o tres renglones, dependiendo del número de líneas.

-Horizontalmente de la mitad del sobre se retroceden cinco o diez espacios, dependiendo de la extensión de las líneas correspondientes.

LA CIRCULAR

Circular es la comunicación de carácter general o informativo, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido.

Clases de circular

De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en:

-Circular externa (o carta circular) NTC 3393
-Circular interna (o general) NTC 3234


Circular externa (o carta circular)

Para la elaboración de ésta comunicación se tendrá en cuenta la norma 3393 ICONTEC

Circular interna (o general)

Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la Entidad, así como normas generales, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

A) Normas generales para la elaboración de circular interna

-El destinatario de esta circular siempre debe ser un grupo.
-El texto debe redactarse en forma impersonal, o en tercera persona del singular.
-No debe contener errores técnicos, ni ortográficos, ni gramaticales, ni de puntuación.
-La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

B) Partes de la circular y su distribución

La circular se elabora en papel bond, tamaño carta, con membrete, y de acuerdo con los siguientes requisitos:

-Márgenes

Superior 4 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 4 cm y lateral derecho 3 cm.

-Encabezamiento

Para identificar una circular general, se debe describir a 10 renglones del borde superior del papel, la palabra CIRCULAR, con mayúscula sostenida en el centro seguida por el número correspondiente.

-Fecha

A 2- 3 renglones de la identificación y a partir de la mitad del escrito, se escribe el nombre de la ciudad de origen, seguida de la fecha de envío.


-Destinatario

A 2- 3 renglones de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular.

MEMORANDOS

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales.

Márgenes

Superior e izquierdo  (4-3)

Derecho o inferior (3-2)

Estilos

Bloque extremo

Bloque

Formato impreso

Partes Básicas

Membrete
Denominación del documento

Número

Fecha

Encabezamiento

Texto

Despedida

Remitente

Líneas Especiales

Anexos

Copias

Identificación del transcriptor

ACTAS

El acta es un documento que certifica y registra todo lo que ha acontecido o aquello que se ha pactado durante una reunión, sea esta de la índole que sea. Las actas de reunión pueden redactarse en situaciones diversas, como el pleno de un ayuntamiento o de una reunión de negocios, la cuestión es que se registren los datos y que alguien se encargue de transcribirlos y archivarlos.

Normalmente, quién redacta el acta será una persona que tenga buenos conocimientos en redacción y conozca la estructura del acta.

Características

Expresan lo tratado en una reunión o en una situación determinada las actas deben llevar los nombres de todas las personas que participan en la reunión o junta.

●       Se debe aclarar si es ordinaria o extraordinaria la reunión o junta.

●       Se redactan en forma pasada excepto las actas de descargo.

●       Cuando se efectúan votaciones se hace conteo y se deja registrado todo lo sucedido.

●       Se utilizan como registro de todo lo acontecido o acordado en la reunión o acontecimiento.

 

INFORME

 

  Los investigadores suelen usar los informes. Las empresas utilizan este tipo de texto para explicar la evolución que está teniendo su actividad o porque alguien externo le solicita una serie de informaciones. El informe puede tener como finalidad exponer los resultados parciales de una investigación que se está desarrollando, puede detallar los resultados finales acerca de ella o puede ser el producto de un trabajo en equipo.

El informe es un texto que se utiliza en distintos ámbitos: académicos, científicos, literarios, periodísticos o jurídicos.

CARACTERÍSTICAS DEL INFORME:

●        Se centra en un único tema bien delimitado.

●        Se exponen claramente los objetivos, se describen los procedimientos utilizados para la recolección de datos y se explicitan las conclusiones.

●        Es un texto expositivo explicativo.

●        No posee lenguaje subjetivo.

●        Utiliza adjetivos descriptivos.

●        Tiene por finalidad informar sobre resultados parciales o finales de un trabajo de investigación.

●        Se emplean construcciones sintácticas sencillas con conceptos claros y definidos.

 ESTRUCTURA DEL INFORME.

 Es fundamental que todos los trabajos tengan un orden e informe.

El primer paso antes de redactar un informe es elegir el tema sobre el que se quiere investigar. Las partes del informe son las siguientes:

●        Introducción

●        Desarrollo

●        Conclusión

PRESENTACIÓN DEL INFORME:

   El texto del informe está acompañado de ciertos elementos que lo completan y que se denominan para textos.  Estos elementos sirven para situar al lector con respecto al autor del trabajo, la institución a la que pertenece, la estructura interna del informe y la bibliografía consultada para llevar a cabo la investigación. Los para textos más importantes son los siguientes:

●        La portada

●        El índice

●        Los apéndices

●        La bibliografía

TIPOS DE INFORME:

   De acuerdo con el tipo de investigación, los informes se dividen en dos grandes grupos: informes sobre investigación documental e informes sobre investigación técnico- científica. Estos tipos de textos se diferencian porque los datos y procedimientos utilizados son distintos.

EL INFORME DOCUMENTAL

  Este informe se elabora a partir de la investigación bibliográfica sobre un determinado tema. Se seleccionan los datos extraídos de distintas fuentes y se los organiza de acuerdo con los objetivos generales del trabajo. La redacción del texto es el resultado de la organización y del análisis de la información obtenida a través de la consulta del material impreso. La organización del material dependerá de cada autor, así como también, de los objetivos y del tema planteado.

EL INFORME TÉCNICO- CIENTÍFICO

  Este informe es el resultado del trabajo de experimentación del investigador. Los datos obtenidos surgen de provocar algún cambio en el ambiente y de verificar la reacción de una sustancia o de un ser vivo frente a esa alteración. Luego de realizar la experimentación el informe debe incluir:

1-  El objetivo general de la investigación y el objetivo particular de la experimentación.

2-  El detalle de los materiales utilizados y las condiciones en que el experimento fue realizado.

3-  La descripción, pasó a paso, del procedimiento efectuado, con el detalle de los cambios que se hayan ido produciendo.

4-  Las conclusiones a las que se ha llegado luego de la experimentación.

Ambos tipos de informes tienen la finalidad de revelar los avances de la investigación sobre un determinado tema. Pero se diferencian en el material, en los procedimientos utilizados y en las conclusiones a las que se llega.

MENSAJES ELECTRÓNICOS

Es un texto  personal  que por su versatilidad  podemos  convertir  en funcional ,su ventaja  que él envió suele ser casi instantáneo, y puede constar   de tres o cuatro partes :Nombre del usuario  el símbolo @,nombre del servidor  que administra  la cuenta y el país en donde se encuentra  este servidor .

CARACTERÍSTICAS EXTERNAS:

   1-    No utiliza papel.

   2-    Se consulta en cualquier computadora y en cualquier parte.

   3-    Sencillo de utilizar.

   4-    Es más económico.

   5-    Requiere de una cuenta personal.

    6-    Es más rápido que el correo postal.

     7-    Es multimedia y maneja imágenes y voz.

     8-    Permite él envió de grandes cantidades de información.

     9-    Posibilita ajustar archivos, voz e imágenes.

    CARACTERÍSTICAS  INTERNAS:

1-    Su contenido es  objetivo o subjetivo

2-    Utiliza lenguaje coloquial.

3-    Utiliza modos  discursivos: Definición, demostración, comparación,   refutación, aplicación, ejemplificación.

4-    Utiliza prototipos  textuales: narrativo, expositivo.

5-    Estilo sencillo y claro.

 

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS

Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CARGO

Título de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

DATOS DEL REMITENTE

Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, dirección electrónica, teléfono, fax, télex y NIT de quien otorga la certificación.

DOCUMENTO PRIVADO

El expedido por un representante de la entidad privada.

DOCUMENTO PÚBLICO

El expendido por un funcionario público.

ENCABEZADO

Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

ESPACIO

Distancia horizontal de escritura.

FECHA

Lugar de origen del documento, día, mes, y año de expedición.

LÍNEA ESPECIAL

Identificación del transcriptor

INTERLÍNEA

Distancia vertical entre dos renglones.

LOGOTIPO

Símbolo que identifica una empresa.

MEMBRETE

Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

NÚMERO O REFERENCIA

Identificación consecutiva del documento

RAZÓN SOCIAL
Nombre que identifica a una empresa.

PERMITENTE

Nombres y apellidos del firmante autorizado.

TEXTO

Contenido del documento

TRANSCRIPTOR

Persona responsable de digitar el documento

HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es un documentos que se genera dentro de la organización y se registra  la información del personal que labora dentro de la organización especificando, información laboral, académica, y competencias de la persona. Y es registrada y archivada por el departamento de talento humano de la compañía. Además de ser la relación de los datos personales

Este documento es estipulado por cada organización para la decisión del manejo de información interno se puede archivar de manera física o digital.

Es la relación de datos personales la información laboral, académica y las experiencias de una persona esta serán registradas y conservada en la organización para la cual laboran.  

El formato único de hoja de vida para el sector público es el res fallecido para el decreto 1145 de 2004 por el departamento administrativo de la función pública.

La documentación debe ser conservada y administrada por la aplicargada de la gestión del talento humano 

PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA

- información personal

-estudios y experiencias laborales

Una de las características de presentación de la hoja de vida es que la información sea breve, clara, precisa 

CONDICIONES

La primera parte: de la hoja de vida es la amplificación del documento. En la amplificación documento la frase hoja de vida se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenido y centrado.

Segunda parte: es el nombre se recomienda que el nombre de la persona se escriba en mayúscula sostenido

Datos personales: Primer apellido segundo apellido y nombre esta con el fin de orden los datos alfabéticamente, después lugar y fecha de nacimiento estado civil número de hijos lugar de residencia número de teléfono

TARJETAS PROTOCOLARIAS 

Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios. La redacción y presentación depende de lo que se pretende.

Estas tarjetas se utilizarán en caso de:

Presentación: Facilitan a quien las recibe el contactar al servidor requerido.

En ella es importante incluir distintivos (logotipo) de la organización e información veraz del colaborador que va a usar la tarjeta.

Para su elaboración, en el papel se usarán, los colores azul y blanco, en tono claro, con el logotipo alineado a la derecha y la respectiva información de la organización.

Invitación: En ella es importante incluir los datos como: día, hora, fecha, dirección y el nombre de quien invita.

Para su elaboración se usará, papel de colores pastel, en donde se puede ver con claridad la información; y su tamaño será ejecutivo (18,41 cm x 26,67).

Agradecimiento y Felicitación: expresan gratitud. Para su elaboración es importante mencionar el motivo del agradecimiento, nombres y apellidos de quien envía así como de quien recibe los agradecimientos, y ciudad o municipio y fecha.

Estas serán elaboradas en hoja Kimberly tamaño estamento (13,97 cm x 21,59cm), y se entregarán en sobres recatadamente decorados con los colores blanco y azul, sin olvidar la formalidad pero siendo creativos.

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CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO
CARTA ESTILO BLOQUE
CARTA ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRÍA
MEMORANDO BLOQUE EXTREMO
MEMORANDO ESTILO BLOQUE
CIRCULAR BLOQUE EXTREMO
CIRCULAR ESTILO BLOQUE
ACTA ADMINISTRATIVA
INFORME RESUMEN EJECUTIVO
PORTADA DE LIBRE DISTRIBUCIÓN
CONSTANCIA ESTILO BLOQUE EXTREMO
CERTIFICADO EN ESTILO BLOQUE
TARJETA PROTOCOLARIA