FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Conjunto de acciones interrelacionadas e
interdependientes que conforman la función de administración e involucra
diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del uso
óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
·
PLANEAR.
Primero
pregúntese con qué recursos cuenta, cuáles necesita adicionalmente, a dónde
quiere llegar, cómo se organizará para lograr los objetivos que se ha
propuesto. Si ya sabe cuáles son sus recursos y ha definido bien su negocio es hora de ponerse unos objetivos.
Los objetivos pueden ser de
carácter general pero deben ir acompañados de otros más específicos, además de
esto los objetivos específicos deben estar de acuerdo entre sí, con los
recursos, con las oportunidades del sector y sobre todo no deben ser
inalcanzables ni tan rígidos que no puedan modificarse en un momento dado; sólo
asegúrese que todo el equipo de trabajo los conozca, si necesita nuevos
recursos haga un pequeño plan para conseguirlos.
El siguiente paso es programar el trabajo para llegar a sus
objetivos. Delegue responsabilidades, programe su tiempo y sobretodo defina las
acciones a seguir, en pocas palabras: organice las actividades, el tiempo, los
responsables y la disponibilidad de espacio, maquinaria y cualquier otro
recurso.
·
ORGANIZAR
E INTEGRAR.
Para lograr una buena organización e integración de su
empresa debe tener en cuenta lo siguiente: tener en claro los puestos de
trabajo que existen en su empresa, las tareas, responsabilidades y autoridad de
cada puesto y, sobretodo, tener bien claro cuántas personas son necesarias y
suficientes para cubrir esas plazas. Para esta labor válgase de un organigrama,
éste le ayudará a organizar más convenientemente su empresa.
En el organigrama usted define los puestos de trabajo con sus tareas y responsabilidades, la organización
de las líneas de autoridad, comunicación y coordinación entre dependencias,
entre otras. También define los requerimientos cualidades y conocimientos que
exige cada cargo, además las necesidades de mejoramiento o de formación de los
operarios o trabajadores, los planes de capacitación o formación en relación
con las necesidades de puestos y de trabajadores y por ultimo las
comunicaciones necesarias.
·
DIRECCIÓN
En
este paso se logra que la planeación y la organización entren en acción. Ahora
estará dedicado a que cada trabajador quiera y pueda hacer el trabajo de manera
correcta, para esto debe coordinar los trabajos, motivar a su personal y
orientarlo en sus labores. Recuerde que está trabajando con seres humanos no
con máquinas, así que más le valdrá ser un líder que un jefe.
Líder es quien conociendo las
características de su gente da respuestas a sus necesidades y moviliza su
voluntad su capacidad de acción y sus potencialidades a la consecución de los
objetivos que se ha propuesto. Tome conciencia de que la comunicación es su
principal herramienta para tomar buenas decisiones y para la delegación correcta de responsabilidades.
·
EL
CONTROL Y LA EVALUACIÓN
Aunque
es el último paso, su éxito depende de la calidad de los primeros, es decir que
si se tuvo una buena planeación, una buena organización y una buena dirección
lo más seguro es que el control y evaluación sean positivos.
Controlar es comprobar que lo
que se está haciendo sí está de acuerdo con lo planeado, dirigido a los
objetivos y a través de los programas propuestos. Se debe controlar el manejo
del dinero, del tiempo, la calidad, el desempeño de los trabajadores, el
mantenimiento, los inventarios, etc.
Para controlar usted necesita
contar con información y esa información la puede obtener de la etapa de
planeación, en el diseño del programa de trabajo. Igualmente la observación es
un buen método de control. Finalmente, la evaluación le permite sacar partido
de lo realizado en un periodo más largo de tiempo, al poder conocer cuáles son
sus puntos débiles y sus fortalezas y lo principal, para verificar si se
cumplieron los objetivos y si se llegó a las metas.
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